Starspace debiteurenbeheer: maak een einde aan openstaande facturen

1. Maak duidelijke schriftelijke afspraken om misverstanden te voorkomen, inclusief de naam, functie en adresgegevens van beide partijen, de diensten of goederen, kosten, betalingstermijn, levertermijn en algemene voorwaarden.
2. Gebruik duidelijke algemene- en leveringsvoorwaarden om misverstanden te voorkomen en uw juridische positie te versterken. Leg in de voorwaarden of in het contract bijvoorbeeld vast dat u altijd eigenaar blijft van de geleverde zaken totdat de klant alles betaald heeft.
3. Neem een eigendomsvoorbehoud op in uw algemene voorwaarden als u goederen op rekening levert aan klanten, zodat u de producten met het eigendomsvoorbehoud kunt terugvorderen als uw debiteur niet betaalt. Eigendomsvoorbehoud betekent dat uw klant pas eigenaar wordt van de door u geleverde producten op het moment dat de factuur volledig is betaald.
4. Controleer de kredietwaardigheid en de financiële status van uw klant om erachter te komen of uw klant aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen.
5. Maak debiteurenbeheer een vaste taak door op een vaste dag per week voldoende tijd vrij te maken voor uw debiteurenadministratie, of overweeg om het uit te besteden.
6. Stuur uw factuur zo snel mogelijk na de levering van de afgesproken diensten of producten, vermeld een uiterste betaaldatum en het totaalbedrag, en zorg dat de factuur aan de wettelijke regels voldoet.
7. Voeg een betaallink toe aan uw factuur om het uw debiteur makkelijker te maken te betalen en de kans te vergroten dat uw klant snel betaalt.
8. Op de dag na het verstrijken van de uiterste betalingstermijn een aanmaning of herinnering sturen en vermijd hierbij het gebruik van termen als “eerste herinnering” om te voorkomen dat uw debiteur denkt dat er meerdere zullen volgen.
9. Stuur twee dagen na de vervaldatum van de betaaltermijn een eerste herinnering.  Als na het versturen van een betalingsherinnering de betaling uitblijft, raden wij aan telefonisch contact op te nemen en probeer erachter te komen wat de reden daarvoor is, en biedt een oplossing als uw klant ontevreden is.
10. Stuur een laatste aanmaning en vermeld duidelijk dat dit de laatste kans is om de factuur te betalen voordat u een incassobureau inschakelt, waarbij u de incassokosten mag doorberekenen aan uw debiteur.

Het proces van debiteurenbeheer heeft tot doel ervoor te zorgen dat een bedrijf tijdig betalingen ontvangt voor de producten of diensten die het aan zijn klanten heeft geleverd. Het proces omvat de volgende stappen:

1. Facturering: het bedrijf stuurt een factuur naar de klant voor de geleverde producten of diensten, inclusief het bedrag dat verschuldigd is en de betalingstermijn.
2. Betalingsherinneringen: als de klant niet binnen de gestelde termijn betaalt, stuurt het bedrijf een betalingsherinnering om de klant eraan te herinneren dat er nog een betaling openstaat.
3. Telefonisch contact: als de klant niet reageert op de betalingsherinneringen, neemt het bedrijf telefonisch contact op met de klant om te vragen naar de reden van de vertraging in de betaling en om te proberen een betalingsregeling te treffen.
4. Incasso: als de klant na meerdere herinneringen en telefonische contacten nog steeds niet betaalt, kan het bedrijf een incassobureau inschakelen om het openstaande bedrag te innen.
5. Juridische stappen: als alle andere stappen niet hebben geleid tot betaling, kan het bedrijf besluiten om als laatste redmiddel juridische stappen te ondernemen, zoals een gerechtelijke procedure of een deurwaarder inschakelen.

Het doel van debiteurenbeheer is om ervoor te zorgen dat het bedrijf zo snel mogelijk betalingen ontvangt, om de liquiditeit van een bedrijf te waarborgen. Door een gestructureerd proces te hanteren kan dit proces zo soepel mogelijk verlopen.